Kascommissie VvE

De Vereniging van Eigenaren van het complex waar jij een appartement kocht moet jaarlijks een Jaarrekening presenteren aan de ALV (Algemene Vergadering van Eigenaren). Volgens de wetgeving moet de ALV een Kascommissie benoemen die de Jaarrekening onderzoekt en aan de ALV adviseert of de Jaarrekening kan worden goedgekeurd. Op verzoek van verschillende VvE's hebben wij een dienst ontwikkeld waarbij wij de kascommissie ondersteunen met onze expertise.

Door de ALV benoemde kascommissie-leden

Lid zijn van de Kascommissie is een formele functie. Je wordt door de ALV benoemd om aan de ALV te adviseren of de Jaarrekening mag worden goedgekeurd. Omdat je in wezen ook het Bestuur controleert, mag je volgens de wetgeving niet tevens lid van het Bestuur zijn. Vereist is dat je eenmaal per jaar in actie komt. Als het goed is krijg je een uitnodiging, van de Beheerder, vier weken voordat de vergaderstukken naar de leden moeten.

Taken voor leden van de Kascommissie

• Zorgen voor koekjes.

• Check of de tenaamstelling van alle bankrekeningen correct is, en of saldi van Jaaropgaven van banken overeenstemmen met die volgens de Jaarrekeningen. Bewaak dat grenzen van het depositogarantiestelsel van DNB niet overschreden worden (dus dat bij geen enkele bank meer dan € 100.000 op bankrekeningen staat).

• Check of voor iedere geboekte factuur akkoord gegeven is door een van de bestuursleden. Zie je daarbij facturen die je opvallen? Mogelijk heeft het Bestuur met de Beheerder afgesproken binnen welke grenzen geen akkoord nodig is. Heb je voorafgaand aan de kascontrole inzicht gekregen in deze grenzen? Heb je een mening over de gestelde grenzen?
  * Wat is je gevoel bij (de hoogte van) bedragen die nog op debiteuren te vorderen zijn? Analyseer of adequate acties lopend zijn bij openstaande debiteuren. Worden achterstanden snel genoeg ingelopen? Kijk ook naar saldi op verschillende rekeningen (appartementen) per lid en naar kruisverbanden tussen de verschillende portieken. Schrijf een geanonimiseerde rapportage.

• Ga na of op de balansrekeningen (met name voor de Onderhoudsreserve) andere mutaties zijn geweest dan dotaties. Was dit voor specifieke appartementen, was er samenhang met verkoop van die appartementen, heb je een mening over (de betaalde kosten en) de uitgevoerde werkzaamheden? Schrijf een geanonimiseerde rapportage.

Voor mijzelf resterende taken

• Begeleiding / toelichting / assistentie bij het uitvoeren van taken van de leden van de kascommissie.

• Opstellen van een vergelijking van resultaten met het voorgaande jaar. Een rapportage schrijven over de meest opmerkelijke verschillen.

• Beoordeling van de MJOP en rapporteren of de gevormde onderhoudsreserves volstaan.

• Gestructureerd verzamelen en redigeren van alle rapportages, ook die van individuele leden van de kascommissie.

Complexe structuur VvE

In sommige flatgebouwen heb je per portiek een eigen VvE. Dat leek een goed idee in de jaren zeventig van de vorige eeuw, vanuit de gedachte dat de VvE dient om sociale contacten te ondersteunen. Inmiddels heeft de Overheid ons opgezadeld met vele harde zakelijke plichten, en blijkt onderhoud van het complex een groeiende last. Was dat indertijd niet te voorzien? Jawel, maar in de toekomst kijken is niet voor iedereen eenvoudig.

Aanvullende taken

Een consequentie is dat er voor mij enkele aanvullende taken liggen.

• Opstellen van een vergelijking van balansposities en resultaten van de verschillende portieken. Analyseren van verschillen tussen de portieken. Zijn de betaalde kosten correct doorbelast? Heb ik een mening over (de hoogte van) betaalde kosten? Daar een rapportage over schrijven.

• Opstellen van een vergelijking van MJOP. Rapporteren over de vraag welke factoren toekomstige fusie van de verschillende VvE's blokkeren.

Interne controle

Zelf vind ik dat een Beheerder binnen de afdeling boekhouding een interne controle (het vier ogen principe) georganiseerd behoort te hebben die passend is bij een professionele dienstverlener. Mijn trieste ervaring is dat vrijwel geen enkele Beheerder die interne controle effectief op orde heeft. Gevolg is dat ik meestal eerst een concept rapportage stuur aan Beheerder (cc Bestuur), om de Beheerder de kans te geven correcties in de boekhouding door te voeren. Daarna moet ik dan nog een keer globaal controleren of alle correcties netjes zijn verwerkt, zodat ik aan de ALV kan rapporteren.

Een belangrijk deel van mijn activiteiten bestaat dus uit werk waar ik van vind dat de Beheerder dat gedaan had moeten hebben. Ervaring bij verschillende VvE's is dat ik een enkele keer maar een of twee boekhoudkundige correcties heb voor te stellen; als ik een schier oneindige waslijst met noodzakelijke correcties moet rapporteren is dat vaak een signaal (aan het Bestuur) dat de Beheerder niet bekwaam is. Doet de Beheerder vervolgens niets met voorgestelde correcties, dan wordt het moeilijk om aan de ALV te adviseren om de Jaarrekening goed te keuren.

Offerte

Om heel eerlijk te zijn: ik zit niet te wachten op dit werk. Wie mij al wat langer kent weet dat ik liever op de dansvloer sta dan dat ik achter mijn computertje zit. Wie mij langer kent weet zelfs dat ik er op school nooit van droomde om later boekhouder te worden. Terwijl alle dromen die ik wel had in duigen vielen, leerde ik tegen wil en dank een vak waar ik goed in bleek te zijn. Doordat intrinsieke interesse in het vakgebied ontbreekt, maakte ik vele buitenstapjes.

Toen ik nog niet eens zo lang werkte bedacht ik mijn bedrijf met de naam Enoteam, wat ongeveer staat voor "wij doen het samen". Dat is zichtbaar in de manier waarop ik werk, zoals het mij ook op de dansvloer kenmerkt.

Als erfenis hoop ik aan de samenleving mijn gedachtengoed achter te laten over samenwerken en het verdelen van taken. En mogelijk wil een ander het door mij beschreven werk doen.

Aan wie gebruik wil maken van mijn diensten vraag ik om mij jaarlijks te vragen of ik beschikbaar ben om de opdracht aan te nemen. Dat betekent dat ik telkens kan beoordelen of ik tijd en zin kan maken, en ik je aardig genoeg vind om voor te werken. Andersom kun je dus ook per jaar bedenken of ik voldoende toevoeg; ik zie het als fatsoenlijk om het even te melden als je niet door wilt gaan.