Broodje besteld, belasting geregeld

In de afgelopen veertig jaar werkte ik veelvuldig aan het zo inrichten van administratieve processen, dat informatie voortdurend beschikbaar is.

Deze ene zin bevat meerdere theoretische concepten. Zo maak ik onderscheid tussen gegevens en informatie. Alles wat je ziet bevat gegevens, ook betalingen en bestellingen. De kunst is om gegevens zo te combineren dat ze informatie vormen. Informatie gebruik je om te berekenen hoeveel belasting je moet betalen. Maar ook: levert dit product je bedrijfje überhaupt financieel voordeel op?

De postkamer, laag gewaardeerd en dus bemenst met laag geschoold personeel, bleek vaak een schatkamer van waardevolle gegevens. Met de juiste thermometer kun je hier bepalen hoe het met de organisatie gaat.

Mensen aanpassen aan computer

Probleem in ieder administratief proces zit in de mens. Een kenmerkend deel van mijn opleiding beschrijf ik als het aanpassen van de mens aan de computer. Binnen grotere organisaties lukt dat prima.

De pijn zit in de kleinere organisaties, het MKB. Laten we dit "the last mile" noemen. Een kleurig pallet, van ZZP tot zelfstandig winkelier. Een minder belangrijke groep, die vanzelf uitsterft? Het CBS kopt in 2021 haar rapportage over 2018 als "Relatief weinig personen werkzaam binnen Nederlandse mkb". In de tekst staat dat vier miljoen mensen in het MKB werkten, 64% van de totale werkgelegenheid in Nederland. Is twee van de drie echt weinig, of speelt hier politieke tegenwind en lobby van grote bedrijven?
Bron: https://www.cbs.nl/nl-nl/longread/diversen/2021/het-nederlandse-midden-en-kleinbedrijf-europees-vergeleken/3-relatief-weinig-personen-werkzaam-binnen-nederlandse-mkb

Recentere gegevens over het kennelijk onbelangrijke MKB lijken niet beschikbaar. Wel vond ik statistieken van CBS die aangeven dat in 2023 bijna 38% (in 2018 bijna 39%) van de werknemers werkte bij organisaties kleiner dan honderd werknemers. Mijn bewering is dat het gaat om veel werkgelegenheid, en om veel bedrijven. Natuurlijk zijn er daar veel van die alle processen helemaal op orde hebben, maar echt niet allemaal. In nog sterkere mate geldt dit voor de bedrijven waar tot tien werknemers werken, in 2023 ruim 14% (in 2018 bijna 15%) van de werknemers.

Bron: https://opendata.cbs.nl/#/CBS/nl/dataset/81405ned/table?searchKeywords=werkgelegenheid%20mkb

Functiescheiding

Als accountants zoeken we naar functiescheiding. Die beschermt de organisatie tegen fraude, is de theorie. Als uitkomsten van ieder proces door meerdere ogen worden gezien, vallen onregelmatigheden immers eerder op. Een prima beveiliging, tot individuele machtsposities een rol spelen. "The Voice of Holland" ging er aan onderdoor, evenals vele andere televisieprogramma's, en zelfs banken overleefden het soms niet. Wetende hoe moeilijk het binnen grote organisaties is, om processen zuiver te laten verlopen, hoe zou dat dan zijn bij kleinere organisaties? Wat legt de man vast die zes winkeltjes (en vijftien werknemers) heeft en thuis de inhoud van de kassa's netjes op stapeltjes sorteert in brokken die de bank accepteert? Aan zijn manier van werken zag ik dat hij het naar eer en geweten deed, maar hoe pas je onze heilige boekhoudkundige principes toe? Een mooi kassasysteem helpt wel, maar blijkt zelden flexibel genoeg voor veranderende werkelijkheden.

Niet overal in het MKB en zelfs het KB of het deel "micro" zie je taferelen uit het wilde westen. Toch trekken mijn wenkbrauwen soms onwillekeurig omhoog, zelfs bij administraties binnen de meest gerespecteerde beroepsgroepen.

Natte droom

De natte droom van jongeren die orde willen scheppen met blockchain en e-invoicing begrijp ik helemaal. Ik heb die droom ook geleefd, ook al was technologie toen nog niet zo bereikbaar als nu. Heb vooral oog voor de kleinste ondernemingen, is mijn advies. Gratis tools zijn daar de weg naar succes.